IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

投稿用户 • 2022年9月8日 pm12:52 • 文档办公访问量:1411 • 阅读 911

谈到Excel中的保护，很多人都能说出个一二三来，我在之前的文章中也有过介绍，主要有以下几个方面：

文件打开密码、修改密码
保护工作表
允许用户编辑区域、凭密码编辑区域
保护工作簿
普通隐藏与深度隐藏工作表
隐藏公式或内容

IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

但是今天我主要想说的不是以上的各种保护与破解的方法，而是想给大家介绍一下IRM。我发现很多人都不知道这个保护的功能，更谈不上去应用。下面我就简单介绍一下IRM及其应用。

IRM简介

IRM，就是Information Rights Management的首字母，即信息权限管理。实际上，不止是Excel，在Word、PowerPoint、Outlook邮件中都可以应用IRM。

这个权限信息是存储在文件中的，由IRM服务器进行验证，文件即使发送给了未被授权的人，这个保护依然存在，必须经过验证后才可以使用这个文档。这种保护方式不需要你设置密码，而是直接将权限指定给具体的用户或用户组，或者指定给整个公司的人。

然而事实上，很多公司可能并没有配置这样的功能，要使用这个功能需要企业内部部署AD RMS服务器，用于验证权限；或者使用Office 365的用户可以使用Azure的RM服务。这个限制条件也导致很多人没有机会去学习、应用这个功能。

保护的方式

IRM可以设置用户的访问级别有以下三种：

读取
指定的人才可以读取文件内容，但是不能编辑、打印、复制内容。也可以通过设置，允许具有“读取”权限的用户复制内容。
更改
指定的人可以读取、编辑、复制、保存更改，但是不能打印。
完全控制
用户拥有完全的权限，跟文件的作者一样，可以授予其他用户权限，可以设定文件的过期日期等。

此外，我们还可以通过设置选项，允许用户打印内容，设置文件有效期等。如果设置了文件过期日期，过期后只有文件的作者和具有完全控制权限的用户才可以打开文件。

设置保护

在Excel中IRM保护的设置入口看起来似乎不太明显，这也导致很多人没有注意到这个功能。

功能入口：点击“文件”、“信息”，在右侧的“保护工作簿”下拉菜单中找到“限制访问”，然后点击右侧菜单中的“限制访问”。如果你所在的公司已经设置了权限模板，则在“限制访问”菜单中会有相应的菜单。

IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

弹出如下对话框，勾选“限制对此工作簿的权限”即可开始设置。

IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

在“读取…”右侧的文本框中输入用户的电子邮件地址，表示只有指定的这些用户可以打开文件，其他用户无法打开。如果不设置，则表示所有人都可以打开。具有“读取”权限的人不能更改、打印或复制内容。
在“更改…”右侧的文本框中输入用户的电子邮件地址，表示这些用户读取、编辑、复制、保存更改，但是不能打印。
点击“读取…”或“更改…”按钮可以打开地址簿，可以从中选择用户或用户组。

点击“其他选项”按钮，弹出以下对话框。

IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

主要功能介绍：

添加用户权限：点击“添加”按钮可以设置具有“读取”、“更改”权限的用户，界面和最开始打开的界面比较相似。添加到权限列表中后，我们可以在“访问权限”的下拉列表中更改权限，可以设置为“读取”、“更改”、“完全控制”。
设置到期日期：勾选“此工作簿的到期日期为”选项，可以设置工作簿到期后不可用，但是文件作者和拥有“完全控制”权限的用户仍然可以打开文件。
允许打印：勾选“打印内容”可以允许用户打印。
允许复制：勾选“允许具有读取权限的用户复制内容”即可。

提示信息

在你设置完之后，Excel文件会有一个提示信息，如下。

IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

当授权用户打开文件时，会出现以下提示。点击“查看权限”按钮，会弹出一个对话框，列出了你拥有的权限及文件到期日期等信息。

IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

如果你的Excel并没有配置这样的功能，可能显示界面如下，在“限制访问”中并没有相应的菜单。

IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

Excel中其他的保护方式主要以密码保护为主，而且有些保护方法很容易被破解。而IRM保护的方式，是通过指定用户的方式来保护，无法被破解，具有很高的安全性，是一种保护企业机密信息的有效的、安全的方法。希望以上的简单介绍能够抛砖引玉，感兴趣的小伙伴们可以试一下，掌握之后就可以更好地保护你的文件了。

大家如果有好的应用经验或者想法，欢迎一起探讨。

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IRM保护设置，用IRM来保护你的Excel文件

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